sabato 1 settembre 2012

Gmail, cabina di comando del nostro lavoro

L'email è morta? Viva Gmail!

Sempre più commentatori/blogger di cose tecnologiche, decretano la morte imminente dell'amata-odiata email (webeconoscenzaWSJPCmag, FC). Ma d'altro canto c'è chi addirittura ha messo su un sito web che ne difende strenuamente la "vita" con fatti e numeri.

Di certo nessuno più la impiega per chiedere come stai o per fissare un appuntamento serale, ma dire che prima o poi nessun più la userà è a mio avviso una boutade.

Sicuramente possiamo affermare che il nostro modo di comunicare è drasticamente cambiato, o meglio si è differenziato fortemente, e che la posta elettronica oggi sia diventata quasi esclusivamente uno strumento di lavoro. Per tutto il resto ci sono i social network. Se vogliamo condividere quel video virale dove un tale declama il suo odio per il pulcino Pio, lo facciamo su Facebook, se invece vogliamo condividere con il mondo un articolo interessante letto sul web o lanciare una considerazione su qualcuno/qualcosa per innescare una discussione, lo facciamo su Twitter o Google+.

Altro che "email is dead", date un'occhiata all'infografica qui sotto tratta da un articolo su SmarterTools, nella quale vengono messi a confronto un po' di numeri (dati di metà 2011). Gli account attivi di posta elettronica sono quasi 3 miliardi, contro i 750 milioni di Facebook, mentre le email giornaliere si aggirano attorno ai 188 miliardi di messaggi, a fronte di 60 milioni di aggiornamenti sempre di Facebook e i 140 milioni di tweet. Un altro articolo su marketingland.com espone una infografica ancora più dettagliata e completa, nella quale viene analizzata la situazione e il futuro della posta elettronica.


Gmail, cabina di comando del nostro lavoro

Nel mio arsenale di strumenti di comunicazione, ciascun social network ha il proprio ruolo, dal cazzeggio alla condivisione di settore, ma la posta elettronica riveste ancora una importanza fondamentale.

Uso Gmail dall'ormai lontano 2005, e negli ultimi anni è diventato più che un semplice strumento di comunicazione per il mio lavoro. Grazie alle sue peculiarità specifiche (filtri, etichette, ecc.) e a una serie di servizi di terze parti Gmail è ormai diventata la mia "dashboard" quotidiana alla quale non credo potrò mai rinunciare.


I punti di forza di Gmail

C'è da premettere che Gmail esprime tutto il suo potenziale se usata via web, al di là dei formidabili 10GB di spazio free (per chi apre un account ora). La sua interfaccia webmail è tra le più efficienti che siano state progettate, e l'integrazione con gli altri servizi di Google (Drive, Search, Calendar, ecc.) riducono di parecchio i tempi dedicati alla gestione degli allegati, dei documenti e del calendario.

Altre peculiarità come la possibilità di gestire altri account email, usare etichette, creare filtri e l'algoritmo di posta prioritaria non fanno certo rimpiangere i migliori client di posta elettronica esistenti. Soprattutto per chi utilizza più di un PC, tra casa e lavoro, o è sempre in giro. Caratteristiche (tranne la gestione dei filtri) che rendono l'esperienza d'uso con il client mobile Gmail - sia Android che iOS - assolutamente paragonabili a quelle da browser desktop.

L'importanza di archiviare, non cancellare...

Il tasto Archivia, impariamo ad usarlo!
Un concetto fondamentale che è bene tenere presente con Gmail è che grazie all'enorme spazio di archiviazione che ci offre, è praticamente inutile cancellare le email. Anzi, è un'azione assolutamente da evitare! Pensateci, chiunque di noi si è pentito almeno una volta di aver cestinato un messaggio che in quel momento non sembrava importante, ma che poi lo è diventato a distanza di tempo. Con Gmail è sufficiente archiviare i messaggi che non servono più, senza cancellarli, e che all'occorrenza potremo recuperare grazie ai potenti algoritmi del motore di ricerca più famoso del mondo: non dimentichiamo che dietro Gmail c'è appunto Google.

Gestire altri account di posta elettronica direttamente da Gmail

Gmail è stato il primo provider dare la possibilità di poter gestire altri account di posta elettronica dei quali siamo titolari. Possiamo o semplicemente inviare messaggi da altri account (vi rimando a questo post per conoscere la procedura), oppure fare il fetching via POP3 e scaricare su Gmail la posta ricevuta sugli altri account email (qui la procedura). Dunque niente più salti da una webmail all'altra per controllare le vostre decine di account in maniera separata.

Posta prioritaria, filtri ed etichette

Alzi la mano chi non ha paura ad aprire la posta elettronica, temendo di dover spulciare ogni volta decine di email per capire quale è importante e quale no. L'obiettivo primario per ognuno di noi è infatti arrivare a "inbox zero", ovvero mantenere la propria inbox sgombra da messaggi. Fermi, fermi... non ho detto avere sempre la inbox vuota, ma lasciarla vuota ogni volta che finiamo di consultare la posta elettronica. Ciò vuol dire essere sicuri di avere nella inbox solo i messaggi più importanti, quelli da gestire entro un minuto, e tenere archiviato e fuori dalla nostra vista il resto della robaccia, dalle offerte di Groupon, IBS e Amazon a ogni altra email non di importanza vitale per il lavoro.

Come fare? Gmail ci mette a disposizione alcuni strumenti "base" che possiamo sfruttare per arrivare a "inbox zero".

Il primo è la posta prioritaria, un algoritmo che classifica automaticamente le email in arrivo mettendo in evidenza solo quelle che sono realmente importanti per noi, e archiviando le altre lasciandole "unread" per poterle leggere con calma più tardi. Come fa l'algoritmo a capire cosa è o non è importante per ciascuno di noi? Semplice, impara con il tempo, analizzando la "storia" della pregressa comunicazione con i nostri contatti in maniera euristica. Per attivare la posta prioritaria, seguire queste indicazioni.

Poi abbiamo i filtri, che combinati con le etichette ci consentono di gestire in maniera più personalizzata la posta elettronica. Ad esempio è possibile etichettare in maniera automatica con "Utenze" le email che ci giungono dai nostri fornitori di energia elettrica, gas, o altri servizi e archiviarli, in modo tale al contempo di non averli tra i piedi nella inbox e poterli recuperare semplicemente grazie appunto alla loro etichetta.

Per impostare un filtro abbiamo due strade, crearlo direttamente dalla casella di ricerca in Gmail (vedi immagine qui sotto), oppure mentre leggiamo un messaggio, cliccando su "Altro" e poi "Filtra i messaggi di questo tipo". Una volta definiti i criteri di ricerca, ci verrà chiesto quali azioni effettuare, ovvero applicare etichette esistenti o crearne una nuova, archiviare il messaggio (non andrà a finire nella Inbox), marcarlo come speciale, o addirittura inoltrarlo automaticamente ad altro indirizzo email.

Filtro - selezione criteri di ricerca
Filtro - selezione criteri di ricerca
Filtro - selezione azioni da eseguire
Passo ora a descrivere una serie di add-on di terze parti che hanno reso, come affermavo prima, Gmail una dashboard davvero potente ed efficace per gestire il mio lavoro. Sono tutti servizi che hanno un piano "freemium", che va più che bene per utenti non aziendali.

ActiveInbox (add-on per Chrome e Firefox - link)

Questo servizio, sfruttando le etichette di Gmail, consente di organizzare le singole email in 4 livelli di priorità descrescente: Next, Action, Waiting On, Finished. Conseguentemente la dashboard principale di Gmail verrà organizzata in altrettanti settori nell'ambito dei quali troveremo le email etichettate con le suddette priorità. In questo modo avremo sempre sotto controllo le priorità dei nostri messaggi, per poterci garantire "inbox zero".
ActiveInbox - I livelli di priorità delle email
Le email possono anche essere classificate secondo altri criteri come Project (appunto progetti di lavoro), Context (ad es. telefonate o telco da effettuare, convegni, ecc.) e Reference (ad es. biglietti, ricevute, fatture).
ActiveInbox - Criteri di classificazione
Due ulteriori feature, ma solo per il profilo Plus ($24.95/anno) consentono di creare per le singole email eventi in Google Calendar o di riportare nella inbox le email già lette in specifiche date. Ma per la prima feature Gmail dà già la possibilità di creare un evento in Gcal: durante la lettura della email basta scegliere dal menu "Altro" la voce "Crea evento" et voilà... si aprirà una scheda di Calendar con ricopiato il testo della email e la possibilità di specificare gli altri dettagli, come un promemoria. Per la seconda feature, abbiamo un'altro add-on, che vi vado subito a descrivere...

Boomerang for Gmail and Calendar (add-on per Chrome e Firefox - link)

Con Boomerang for Gmail abbiamo la possibilità di fare essenzialmente due cose: programmare l'invio di una email per una determinata data, e impostare dei reminder per riportare alla nostra attenzione (ovvero nella inbox) le singole email secondo differenti criteri (vedi immagine a lato). Anche in questo caso abbiamo un profilo freemium che ci garantisce solo 10 operazioni (invii programmati o reminder) al mese. I profili plus sono a mio avviso costosetti ($4.99/mese e $14.99/mese).

Sempre Baydin ci offre un'altra interessantissima add-on, Boomerang Calendar. E' operativa sempre in Gmail, e consente di riconoscere nel testo delle email date e orari, che in funzione del nostro calendario Google appariranno verdi se non abbiamo altri impegni, gialle se ce ne sono adiacenti (prima o dopo) e rossi se sovrapposti ad eventi già schedulati. Cliccando poi su una data evidenziata abbiamo la possibilità di creare l'evento con un semplice popup direttamente nell'email.

Infine, Boomerang Calendar ci mette a disposizione una funzione per la creazione di eventi direttamente in Gmail, che potremo poi sottoporre ai nostri destinatari e ottenere le loro disponibilità. Date un'occhiata alla pagina descrittiva delle feature per maggiori informazioni.

Anche in questo caso, saprete che Gmail "di suo" consente di inserire nel testo del messaggio un evento che verrà creato su Google Calendar, i nostri destinatari a loro volta potranno facilmente inserirlo nei rispettivi calendari.


RightInbox (add-on per Chrome e Firefox - link)

Ha le medesime funzionalità di Boomerang, ovvero la possibilità di schedulare l'invio delle email e impostare dei reminder, ma in più dispone di una funzione che manca a Gmail, e molto utile, ovvero il tracking dei messaggi letti e del clic sui link eventualmente presenti nel testo che abbiamo inviato.

Purtroppo però il meccanismo di tracking non sempre funziona. RightInbox inserisce nel testo dell'email una immagine invisibile chiamata "web beacon" (qui il principio di funzionamento), che quando il destinatario apre il messaggio viene "riferita". Spesso però per motivi di sicurezza molti client di posta elettronica e server webmail (tra  questi proprio Gmail) disabilitano di default la visualizzazione delle immagini incorporate nelle email, proprio per motivi di sicurezza e privacy. Pertanto, se il destinatario non abiliterà la visualizzazione delle immagini per lo specifico messaggio, il tracking non funzionerà.

Io stesso non visualizzo mai le immagini - soprattutto quando leggo la posta da mobile, per risparmiare dati - salvo se si tratta di qualcosa di realmente importante. E un web bug invisibile non lo è mai ;)

Attachments.me (add-on per Chrome e Firefox - link)

Infine l'add-on più interessante, che integra in maniera potente in Gmail i nostri account dei maggiori servizi di archiviazione cloud ovvero Dropbox, Box e Google Drive. Per i primi due è possibile addirittura collegare più di un account. Attachments.me mette anche a disposizione un'app mobile ma solo per iOS.

Una volta installata e autenticata l'estensione per Chrome o Firefox, mentre leggiamo una email che contiene allegati di qualunque genere come documenti, archivi compressi, immagini apparirà sulla destra un piccolo box che ci mostra i singoli file presenti nel messaggio. A questo punto avremo la possibilità di selezionarli e inviarli direttamente da Gmail a uno o più dei nostri account cloud.


Ma non è finita qui... mentre componiamo un nuovo messaggio, avremo la possibilità di allegare uno o più file presenti nei nostri account cloud, sempre direttamente da Gmail. O in alternativa allegare un file dal nostro computer e contestualmente inviarlo su Google Drive.


Infine, quando effettuiamo una ricerca in Gmail l'add-on restituirà risultati anche tra tutti gli allegati di posta elettronica, la cosa fantastica è che i termini di ricerca potranno trovarsi sia nei nomi dei file che nel testo di eventuali documenti. Potremo a quel punto scaricare direttamente l'allegato o visualizzare l'email che lo contiene.


Queste fantastiche funzionalità hanno però una contropartita. Per fornire il servizio di ricerca Attachments.me effettua un parsing di tutte le email del nostro account Gmail alla ricerca degli allegati, e ne crea una copia sul loro server ospitato su AWS. I dettagli della policy li trovate qui.

E' una situazione che caratterizza tutti i servizi cloud, e che ovviamente crea perplessità a livello di privacy. L'azienda comunque nel disclaimer garantisce che nessuno dei loro impiegati può accedere ai nostri file, e che i medesimi rimangono nostri. Se decideremo di cancellare l'account, anche i nostri dati verranno cancellati. Per quanto mi riguarda mi sembra gente seria, e voglio fidarmi.

Use Gmail, Luke...

Probabilmente questo articolo sembra un'apologia di Gmail, ma vi garantisco che se avrete la pazienza di installare tutte le add-on delle quali ho parlato e la costanza di usarle, non ve ne pentirete e diventerete degli jedi del vostro workflow...




Allora, siete ancora dei giovani padawan o già maestri jedi? Condividete i vostri pareri ed esperienze...